電子郵件的歸檔就像駕駛一輛可靠的汽車。你希望它日復(fù)一日地順利運轉(zhuǎn)，卻不一定會為了突發(fā)引擎故障這樣的危機情況而未雨綢繆。很多企業(yè)對于電子郵件也有同樣的想法。他們不會去擔心備份、歸檔和電子發(fā)現(xiàn)(eDiscovery)，直到有一天IT管理員說“出問題了”。同樣，有著眾多職責的首席信息官通常需要考慮預(yù)算控制、成本規(guī)避、風險消減、數(shù)據(jù)管理以及給整個企業(yè)的卓越運營提供支持，而電子郵件歸檔并不總在他們?nèi)粘躺�，直到出現(xiàn)問題。

日益增長的數(shù)據(jù)量、向云端遷移和BYOD的流行、以及電子郵件被認可為具有法律效力的文件，所有這些因素迫使首席信息官開始仔細審視現(xiàn)有的電子郵件歸檔解決方案。一個可靠的企業(yè)級電子郵件歸檔解決方案可為首席信息官實現(xiàn)快速搜索、電子發(fā)現(xiàn)和高效運行，幫助企業(yè)達成目標。下面我們將探討先進的電子郵件歸檔解決方案為企業(yè)創(chuàng)造真正商業(yè)價值的三個領(lǐng)域。在這些領(lǐng)域中，當問題不可避免地出現(xiàn)時，任何非企業(yè)級解決方案都將帶來麻煩。

一、成本規(guī)避

當您所在企業(yè)的法務(wù)或人力資源部門需要搜集與某個訴訟案件或員工健康索賠有關(guān)的歷史電子郵件，您能夠在多長時間內(nèi)，何種程度上去支持這個要求?在美國天普大學[ 天普大學(Temple University)位于美國東岸賓夕法尼亞州的費城，是一所綜合性的大學，至今已有超過百年的歷史。]的健康系統(tǒng)中，CommVault法規(guī)檢索徹底改變了一名員工對長期腦損傷治療的索賠結(jié)果。天普大學發(fā)現(xiàn)有兩封已丟失的郵件足以證明賓夕法尼亞州支持該索賠申請。電子郵件存檔是檢索這些電子郵件的唯一方法。

CommVault的電子郵件歸檔解決方案能夠在10分鐘之內(nèi)檢索7,000封電子郵件;與此相比，老式系統(tǒng)要求使用磁帶，并將其加載到磁帶庫中，經(jīng)過不厭其煩的搜索才能找出一封關(guān)鍵郵件。幸運的是，天普大學借助CommVault卓越的搜索和電子搜索功能快速檢索郵件，從而證明索賠的有效性。如IT管理員所言，CommVault的系統(tǒng)能夠在幾秒鐘之內(nèi)完成老式磁帶系統(tǒng)幾小時才能完成的工作。天普大學因此節(jié)省了800,000美元(約五百萬人民幣)。這個案例進一步證明，一個全方位的電子郵件歸檔解決方案應(yīng)在每一名首席信息官的預(yù)算之中。

二、合規(guī)與信息治理

天普大學的健康索賠是一個產(chǎn)生了重大財務(wù)影響的戲劇性事件，像這樣要求企業(yè)根據(jù)聯(lián)邦、州或本地法規(guī)提供具有法律效力文件的事件，每年會有上百個發(fā)生。一個高效的集中式信息管理解決方案對于滿足合規(guī)要求、整理相關(guān)數(shù)據(jù)的歸檔以及制定刪除無關(guān)數(shù)據(jù)的策略至關(guān)重要。另外，如果這些文件能夠被高效地檢索到，IT人員的寶貴時間也得到了節(jié)省。

在必需被歸檔的數(shù)據(jù)文件中，電子郵件占據(jù)很大一部分。CommVault Simpana ContentStore是一個虛擬存儲庫，可讓用戶集中地存儲電子郵件，并為IT、法務(wù)和合規(guī)團隊提供經(jīng)過優(yōu)化的查找功能。在這個虛擬存儲庫中，CommVault根據(jù)信息的商業(yè)、合規(guī)和證據(jù)價值對其分類，細化了數(shù)據(jù)管理。各個部門可以根據(jù)內(nèi)容制定數(shù)據(jù)保留規(guī)則，并對數(shù)據(jù)分層，以便將數(shù)據(jù)移動到相應(yīng)的存儲層。這種結(jié)構(gòu)能夠為企業(yè)提供合規(guī)期限到期時所需的效率和快速響應(yīng)。CommVault還為審計人員提供自動報告功能，以幫助他們縮短內(nèi)部或外部審計的響應(yīng)時間。

三、卓越運營

據(jù)麥肯錫全球研究所估算，企業(yè)員工有28%的工作時間用于閱讀和回復(fù)電子郵件，19%的工作時間用于搜索和采集信息[ 社交經(jīng)濟，借助社交技術(shù)釋放價值和生產(chǎn)力(The Social Economy, Unlocking Value and Productivity through Social Technologies)，麥肯錫全球研究所，2012年7月]。這幾乎占到了數(shù)據(jù)活動相關(guān)工作時間的一半。CommVault致力于幫助那些缺少一個企業(yè)級歸檔解決方案的企業(yè)解決電子郵件搜索耗時的問題。CommVault的Simpana電子郵件歸檔解決方案整合了自助訪問、簡易的電子發(fā)現(xiàn)功能、依法保留和經(jīng)濟高效的長期保留功能，可提高生產(chǎn)力，降低合規(guī)風險，并提升洞察力。此外，它還能簡化電子郵件管理，提供基于內(nèi)容的保留策略，讓企業(yè)能夠只保留那些具有真正價值的內(nèi)容，數(shù)據(jù)保留成本最多可降低70%。

自助搜索是另一個能夠節(jié)省IT人員時間，并進一步強化成本控制的功能。CommVault的Simpana電子郵件歸檔解決方案提供了一個易用的界面，可讓員工自行搜索并恢復(fù)電子郵件。該功能還可加快對所有電子化存儲信息(ESI)的合規(guī)和法務(wù)性搜索，從而滿足電子發(fā)現(xiàn)要求。

該解決方案模塊還支持現(xiàn)有的BYOD和云環(huán)境，并可部署在客戶駐地、私有或公共云環(huán)境中。它還支持Microsoft Office 365、Outlook和Exchange以及IBM Lotus Notes。

有效的電子郵件歸檔可以增加商業(yè)價值

如何衡量IT性能的商業(yè)價值，如何將其與企業(yè)的總體商業(yè)戰(zhàn)略保持一致，如何衡量其與員工資產(chǎn)有關(guān)的價值是分析師們討論的話題。Gartner企業(yè)信息歸檔魔力象限作者Alan Dayley和Garth Landers表示：“電子搜索已變得更加主流，企業(yè)將其視為一種由策略和工具支持的業(yè)務(wù)流程。富有遠見的企業(yè)已經(jīng)意識到，伴隨著監(jiān)管法規(guī)的授權(quán)，電子搜索已成為廣泛的信息治理戰(zhàn)略的一部分。”

新的IT投資當然能夠提升商業(yè)價值，但首席信息官在考慮企業(yè)級解決方案時，電子郵件歸檔通常被忽視了。盡管如此，一個能夠幫助您控制數(shù)據(jù)管理成本、降低合規(guī)風險并節(jié)省IT人均時間的歸檔解決方案將直接帶來商業(yè)價值。在以生產(chǎn)力、性能、可靠性和靈活性為標準的評估中，CommVault的Simpana電子郵件歸檔解決方案均獲得了高分，可幫助企業(yè)迎接電子郵件歸檔的挑戰(zhàn)，并從中獲取商業(yè)價值。