傳統(tǒng)差旅費用管理模式的困境

作為一家領先的跨國科技公司，Bentley在全球 50 多個國家及地區(qū)擁有 3,000 余名員工。其中大部分員工需要到各地出差，為全球的工程、建筑和施工類企業(yè)進行咨詢服務，并為其提供可加快基礎設施項目交付并提升資產(chǎn)性能的解決方案。公司財報顯示，由此產(chǎn)生的差旅費用是Bentley公司最大的可控年度費用之一，數(shù)額僅次于員工薪酬福利。因此，如何高效管理差旅費用支出是Bentley始終面臨的一項艱巨任務。

像許多傳統(tǒng)的企業(yè)一樣，最初Bentley公司的差旅和費用“自動化”開始于電子表格和電子郵件。需要出差的員工使用 Outlook 中的模板進行差旅申請，一旦其請求被批準，該申請將轉(zhuǎn)入一家商旅管理公司進行預訂；與此同時，員工也需要填寫Excel表格，用來記錄并詳述其費用開銷，并一層一層上報給經(jīng)理審批。

可想而知，這一流程不可避免地帶來了許多挑戰(zhàn)，比如易出錯的數(shù)據(jù)輸入，低效的紙質(zhì)文件處理，以及缺乏對消費細節(jié)的了解等等。因此，為了獲取更好的管理差旅費用的方法，Bentley公司在2010年開始轉(zhuǎn)向其長期技術(shù)合作伙伴 SAP尋求幫助。

從SAP差旅和費控方案開始

作為已經(jīng)在使用SAP ERP 和 CRM 的企業(yè)用戶，Bentley發(fā)現(xiàn)SAP的內(nèi)部差旅和費用管理解決方案能在一定程度上滿足他們的需求，并為其整個差旅和費控流程帶來顯著的改進。

借助該解決方案，Bentley將差旅申請和費用報告進行了整合并實現(xiàn)自動化生成，從而使得差旅和費用管理人員的整個流程處理過程更加自助和便捷。對于員工來說，他們能夠自動計算匯率，并創(chuàng)建符合他們業(yè)務運作方式的工作流程，尤其是當他們的差旅費用由客戶支付時，他們能個性化地實現(xiàn)這一步驟。無論對于財務管理人員，還是差旅員工來說，他們得以從始至終在SAP 系統(tǒng)中完成費用的處理、發(fā)布、支付等流程，從而顯著提高了差旅和費用管理的效率、可見性和控制力。

借助 Concur，百尺竿頭更進一步

盡管采用了SAP的內(nèi)部解決方案，Bentley的差旅和費用管理取得了較大的改進，但仍有更多的工作有待完成。特別是對其內(nèi)部不同部門進行調(diào)查之后，Bentley從內(nèi)部發(fā)掘了許多需求。差旅員工希望用流暢而簡單的應用程序一站式的完成從差旅預定到費用報銷的一切事物；財務應付賬人員想要縮減每個月可能消耗長達一個星期的過賬和處理時間；法務人員希望擁有一套統(tǒng)一的政策適配不同國家和地區(qū)；每個人都希望整個流程能夠更加移動化、數(shù)字化。

因此，在2013年，Bentley開始尋找其他解決方案并最終選擇了全球差旅與費用管理市場領導者Concur，其數(shù)字化的差旅和費用管理解決方案讓Bentley曾經(jīng)遇到的問題迎刃而解：

·基于云的自動化解決方案，能夠快速更新和升級

·可以處理申請和對公支付的獨特邏輯的多級審批工作流程

·航空公司、酒店和汽車供應商的電子收據(jù)可直接錄入 Concur應用平臺，自動填寫費用報告并附有逐項費用細分

·自動計算貨幣兌換率

·自動計算特種稅，比如英國的增值稅、澳大利亞的附加福利稅等

·通過 Concur 的應用在智能手機上進行簡單的照片拍攝以取代繁瑣的收據(jù)掃描，自動填充費用并將收據(jù)附在費用報告中

·對違反政策的費用報告進行 100% 復核的審計服務

·互動的儀表盤、報告和提醒，提供支出的實時分析

SAP + Concur：1+1＞2帶來的完美差旅

除了上述Concur解決方案帶來的優(yōu)勢，Concur與SAP的合并，幫助Bentley公司實現(xiàn)了Concur與其原有SAP 系統(tǒng)的無縫集成。由此，SAP SuccessFactors 中的人力資源信息和 SAP ERP 中的成本對象被直接自動接入到 Concur，自動創(chuàng)建和更新員工資料。這些配置文件將自動發(fā)送給 Bentley 的差旅管理公司和其他合作伙伴，始終保證數(shù)據(jù)信息的準確性和即時性。

差旅人員在出差之前不必再填寫表格，他們的申請信息已錄入系統(tǒng)中。當組織結(jié)構(gòu)改變時，這些信息會被自動更新，管理者或者審批者關系也隨之更新。當然，信息也同樣能夠反向流動。Concur中的差旅費用和支出細節(jié)也會在其SAP ERP 系統(tǒng)中被更新，企業(yè)能夠?qū)︻A算狀況和費用計劃進行隨時隨地、精確的查看。

正是有了這樣“三步走”的發(fā)展，今天的Bentley公司差旅及費用管理團隊已經(jīng)看到了他們所期待的結(jié)果：員工得以花費更少的時間處理報告，并擁有更多的時間來管理支出；企業(yè)用于支付差旅費用的現(xiàn)金流得以優(yōu)化與管控；財務團隊獲取了更多差旅費用的細節(jié)，據(jù)此能夠進行深入分析并給出更詳盡的差旅和費用管理分析報告。

更為重要的是，SAP + Concur的整體解決方案使Bentley能夠更加快速適應業(yè)務需求變化，并相應調(diào)整企業(yè)政策。今天，無論Bentley在何處開展業(yè)務，SAP + Concur的差旅和費用管理解決方案都能夠與其一同成長，幫助Bentley有效管控差旅成本的同時，讓員工免去后顧之憂，享受“完美差旅”！

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