進(jìn)入到微軟Office 365的商業(yè)版頁面,李楓發(fā)現(xiàn)即使是商業(yè)版也有好幾個不同的版本,產(chǎn)品最全的是“商業(yè)高級版”,不但有李楓所熟悉的Word、Excel、PowerPoint和Outlook四件套,還有李楓頗感陌生的Exchange、SharePoint和Skype for Business。

李楓還在外企工作的時候就常用Skype,一拍腦袋,怎么把這個軟件給忘記了,用Skype不就能開視頻會議了嗎?李楓對Office 365有一些信心了。

不過李楓公司已經(jīng)購買了一批Office辦公軟件的授權(quán),再用“商業(yè)高級版”是不是有點(diǎn)重復(fù)了呢?

李楓繼續(xù)研究,不包括Word、Excel、PowerPoint和Outlook桌面應(yīng)用(但可以使用移動端和網(wǎng)頁版本)的“商業(yè)協(xié)作版”進(jìn)入了李楓的視野,遺憾的是“協(xié)作版”并不提供試用——好在商業(yè)高級版提供,李楓決定先通過它來試用這些協(xié)作功能。

申請試用的過程很簡單,填寫了常用郵箱和電話號碼就可以了,然后進(jìn)行下一步。

協(xié)作!我等不及了……你還要再等下去嗎?

雖然李楓對IT技能沒什么自信,但在申請試用過程中并沒有遇到很難理解的地方,很輕松就申請到了試用名額,然后進(jìn)行功能設(shè)置:

協(xié)作!我等不及了……你還要再等下去嗎?

李楓并不理解“域”的概念,但微軟提供了另一種可選方式,讓李楓依舊能夠進(jìn)行下去。下一步是添加使用這些服務(wù)的用戶郵箱,李楓為張經(jīng)理等幾人各申請一個郵箱。

正準(zhǔn)備下一步時,網(wǎng)管小楊正好路過,李楓趕緊把小楊叫了進(jìn)來,才知道這就是Exchange提供的郵箱服務(wù)——這和其他郵箱服務(wù)有什么區(qū)別呢?

協(xié)作!我等不及了……你還要再等下去嗎?

申請過程很簡單,一一發(fā)給行政陳主管等同事,然后試著用Outlook客戶端來收發(fā)郵件。重點(diǎn)當(dāng)然不是收發(fā)郵件本身,在小楊的提醒下,李楓很快看到了Outlook的“會議”功能,并嘗試向陳主管(Chen Billy)發(fā)起一個會議。

在“新建項目”中選擇“會議”,就會發(fā)送參與會議的郵件,點(diǎn)擊紅框中的“Skype會議”就會自動進(jìn)行Skype視頻會議(Skype for Business軟件已裝好)。

協(xié)作!我等不及了……你還要再等下去嗎?

默認(rèn)設(shè)置了會議開始前15分鐘提醒,在即將開始會議前,電腦右下角會自動彈窗提醒會議即將開始。妥了!這把郵件、Skype和日程安排結(jié)合上了,“套件”的威力初顯。

點(diǎn)擊“聯(lián)機(jī)加入”,就能直接加入會議,微軟提供了兩種方式進(jìn)行Skype會議:Skype for Business軟件,或者Web版(也就是網(wǎng)頁版)。

如果沒有安裝Skype for Business軟件,只需要安裝一個瀏覽器插件即可利用Web頁面進(jìn)行視頻會議;如果需要演示PPT的話,則最好安裝Skype for Business軟件,加入會議時,就會提示可以通過Skype軟件加入會議。

如果要進(jìn)行視頻會議,直接點(diǎn)擊Skype會議畫面下端最左側(cè)的“攝像機(jī)”圖標(biāo)就可以開啟電腦/手機(jī)的攝像頭進(jìn)行視頻會議。

協(xié)作!我等不及了……你還要再等下去嗎?

更重要的是,同樣是點(diǎn)擊Skype會議畫面下端的(從左至右)第二個按鈕則可以選擇靜音與否;點(diǎn)擊第三個按鈕則可以共享電腦桌面;第四個按鈕中則有共享PPT的功能,以供會議組織者展示,方便參會者更輕松地理解組織者的意圖。而且利用Skype視頻電話會議,可以讓企業(yè)員工的日程安排更加靈活,不再局限于地理位置空間的限制。

李楓還在手機(jī)上下載了Outlook客戶端(如前面所說,商業(yè)協(xié)作版提供Office四件套的移動端應(yīng)用),畢竟筆記本電腦還沒有那么便攜,而手機(jī)簡直已經(jīng)是現(xiàn)代人身上的一個組成部分。同樣利用Outlook客戶端設(shè)置收發(fā)郵件,并進(jìn)行Skype視頻會議。

Outlook手機(jī)客戶端同樣能夠收到會議提醒——這種跨設(shè)備同步日程的功能是Exchange的“童子功”,可是市面上那些“免費(fèi)企業(yè)郵箱”們提供不了的。點(diǎn)擊Skype會議之后的“加入”按鈕,就可進(jìn)入Skype視頻會議:

在智能手機(jī)上安裝了Skype for Business之后,會自動使用Skype加入會議。同時也提供兩種選擇:通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行音頻/視頻會議;或者通過電話進(jìn)行電話會議。

除了電腦上可以進(jìn)行演示之外,Skype手機(jī)客戶端同樣也可以進(jìn)行PPT的演示,點(diǎn)擊(從左至右)第三個按鈕,可以選擇向參會者演示PPT,注意屏幕左側(cè)的“箭頭”,這是下翻鍵,點(diǎn)擊即可進(jìn)入下一頁P(yáng)PT。手機(jī)上開視頻會議,并演示PPT或者屏幕,這讓企業(yè)員工的日程安排更加靈活,效率更高了。

在李楓與陳主管討論的時候,李楓覺得有必要也讓張經(jīng)理(Zhang Albert)參與此次討論,直接點(diǎn)Skype窗口右上角的按鈕就可以邀請新的成員加入進(jìn)來。如下圖,Zhang Albert已經(jīng)加入了討論。

協(xié)作!我等不及了……你還要再等下去嗎?

這些功能已經(jīng)讓李楓很振奮了,基本能夠解決李楓現(xiàn)在急切所需的團(tuán)隊協(xié)作能力,李楓決定購買這一服務(wù)了,何況還有1TB的Onedrive網(wǎng)盤,解決了李楓團(tuán)隊的文件共享與備份需求。當(dāng)然李楓決定購買的并不是高級商業(yè)版,而是“Office 365商業(yè)協(xié)作版”,畢竟李楓已經(jīng)購買了Office 2016,無需重復(fù)購買Office 365中的功能套件,而Word、Excel、PowerPoint和Outlook的移動版本也可以自由使用。

32元?NO,每月僅16元!

李楓立馬打開微軟商店,購買了“Office 365商業(yè)協(xié)作版”,每用戶每月32元人民幣,李楓在心里大致盤算了一下,除卻車間工人不太需要之外,包括采購、銷售在內(nèi),大約需要不到50個授權(quán),每月費(fèi)用不到1500元錢,這叫事兒嗎?而帶來的好處卻顯而易見!

當(dāng)然,李楓也在琢磨,假如有了資本的介入,未來公司的業(yè)務(wù)可以遍布全球,也不用考慮系統(tǒng)統(tǒng)一不統(tǒng)一、安全協(xié)作的問題!

不過,親愛的讀者,李楓不能再等,您也無需再等:微軟中國正在雙十一大促,Office 365商業(yè)協(xié)作版在雙十一結(jié)束前購買,每用戶每月僅需要16元。

我們并沒有開玩笑,如果你仍有疑慮的話,會有來自微軟官方最權(quán)威的消息。如果你所在團(tuán)隊也如李楓那樣經(jīng)常有各自的日程安排,且又有強(qiáng)烈的協(xié)作需求,那么你一定不要錯過!

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songjy

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