“先花費(fèi)，后審批”的管理迷局

銷售人員對于貿(mào)易公司至關(guān)重要，尤其在開德阜，有將近50%的員工為銷售人員。由于業(yè)務(wù)需求，他們面臨大量的客戶拓展任務(wù)和頻繁的國內(nèi)出差，因此在客戶招待、市內(nèi)交通和住宿費(fèi)用方面的花費(fèi)很龐大。開德阜曾經(jīng)使用內(nèi)部研發(fā)的報(bào)銷系統(tǒng)來進(jìn)行費(fèi)用報(bào)銷管理，但是系統(tǒng)的功能設(shè)置只能滿足基本需求，在使用過程中也遇到很多的挑戰(zhàn)：

缺乏靈活性：原有的差旅報(bào)銷系統(tǒng)必須使用PC端連接內(nèi)網(wǎng)才能登錄，這就為難了平時(shí)都奔波在外地的銷售人員，他們對每個(gè)月底都要趕回辦公室花一天的時(shí)間來做報(bào)銷感到頭疼不已。對公司而言，這也造成了工作時(shí)間和交通成本的浪費(fèi)。另外，但凡員工不知道如何使用報(bào)銷統(tǒng)或者使用中出現(xiàn)問題，他們都會(huì)集中在報(bào)銷日前來咨詢IT管理人員，給IT團(tuán)隊(duì)也帶來極大的工作負(fù)擔(dān)。

含糊的報(bào)銷費(fèi)用：由于業(yè)務(wù)需要，銷售人員在客戶招待方面時(shí)常產(chǎn)生較高的費(fèi)用，即便規(guī)定了每個(gè)人餐飲的標(biāo)準(zhǔn)，也不免發(fā)生超額報(bào)銷餐飲費(fèi)用的情況。由于原來的報(bào)銷系統(tǒng)沒有事先申請和審批的流程，公司既無法判斷這筆費(fèi)用的真實(shí)性，也不方便進(jìn)行系統(tǒng)監(jiān)管，造成很多未知的成本浪費(fèi)。

欠缺掌握費(fèi)用的洞察：原有的報(bào)銷系統(tǒng)只能提供零散的費(fèi)用數(shù)據(jù)，財(cái)務(wù)人員很難從中獲得有價(jià)值的數(shù)據(jù)分析，無法有洞察力地了解員工的費(fèi)用花費(fèi)，更不能幫助公司實(shí)現(xiàn)成本節(jié)約。

選擇SAP Concur ，就是選擇更高的工作效率

基于上述挑戰(zhàn)，開德阜急需一套高效且靈活的解決方案來建立符合業(yè)務(wù)需求的差旅和報(bào)銷體系。2017年初，開德阜將視野聚焦在SAP Concur，并因其卓越的移動(dòng)端使用體驗(yàn)，于7月份開始正式部署。SAP Concur幫助開德阜在一年內(nèi)達(dá)到了很好的預(yù)期效果，并提升了其企業(yè)員工的滿意度和工作效率。

借助SAP Concur的手機(jī)應(yīng)用程序，員工省去了專程趕回辦公室登錄電腦進(jìn)行報(bào)銷的困擾，并且把原先需要一天時(shí)間才能完成的報(bào)銷工作，分?jǐn)偟搅似綍r(shí)的零碎時(shí)間。在每筆費(fèi)用發(fā)生之后，員工就可以通過手機(jī)將這筆費(fèi)用記錄下來并上傳。而到月底，只需檢查費(fèi)用是否正確，如果沒有遺漏就可以直接提交報(bào)銷。

對于財(cái)務(wù)人員而言，工作效率的提升也是成效顯著。在之前，各個(gè)辦事處的員工們會(huì)統(tǒng)一把紙質(zhì)報(bào)銷憑證快遞給上海的財(cái)務(wù)部門，財(cái)務(wù)人員每月最少花上幾天去審批全公司100多個(gè)員工的花費(fèi)。而現(xiàn)在，因?yàn)樗须娮悠睋?jù)自動(dòng)上傳到系統(tǒng)中，財(cái)務(wù)人員可以很方便地在線審查，審核時(shí)間縮短至原來的1/3。同時(shí)，企業(yè)員工收到報(bào)銷費(fèi)用的周期縮短了25%。員工能夠很快拿到報(bào)銷費(fèi)用，切實(shí)感受到了由差旅及費(fèi)用管理系統(tǒng)帶來的好處。

令人更感到欣喜的是，工作效率的提升在IT部門也得到體現(xiàn)。原來因?yàn)閳?bào)銷每個(gè)月只做一次，員工會(huì)在報(bào)銷截止前集中向IT團(tuán)隊(duì)咨詢，導(dǎo)致IT人員的工作量在這段時(shí)間內(nèi)激增?，F(xiàn)在，他們不再需要向往常那樣集中一天來處理諸多員工的報(bào)銷系統(tǒng)使用問題。另外，IT人員在維護(hù)差旅與報(bào)銷系統(tǒng)上所投入的時(shí)間和精力也大幅降低，原有的財(cái)務(wù)報(bào)銷系統(tǒng)需要人工維護(hù)，特別是在維護(hù)服務(wù)器的穩(wěn)定性，以及針對系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫進(jìn)行備份等方面；但使用SAP Concur基于云的費(fèi)用報(bào)銷平臺(tái)后，IT人員不需要花時(shí)間維護(hù)系統(tǒng)，他們的時(shí)間可以投入在其他更關(guān)鍵的項(xiàng)目上，為企業(yè)創(chuàng)造更多價(jià)值。

不止是成本節(jié)約，更是財(cái)務(wù)合規(guī)之道

雖然公司對于費(fèi)用報(bào)銷有一定規(guī)定和限制，員工在實(shí)際花費(fèi)的時(shí)候還是偶有出現(xiàn)超額使用的情況，尤其是在客戶招待費(fèi)和節(jié)日禮品等費(fèi)用。而現(xiàn)在，員工在費(fèi)用使用前需要通過SAP Concur先進(jìn)行事先審批，財(cái)務(wù)人員可檢查合規(guī)性，并合理管理超額費(fèi)用支出的申請。由此，過去招待費(fèi)報(bào)銷管理難的情況得到改善，有效約束員工遵守費(fèi)用的合規(guī)性要求。

“通過這樣良好的管控機(jī)制，經(jīng)過一年多的使用，我們的報(bào)銷費(fèi)用占總運(yùn)營費(fèi)用的比重顯著降低。更重要的是，在企業(yè)內(nèi)部慢慢形成了財(cái)務(wù)合規(guī)化的氛圍，大家都按照規(guī)范和流程來進(jìn)行，無論是差旅申請和預(yù)訂，還是報(bào)銷和管理，都非常順暢，我們的工作效率更高了，員工的滿意度也更高了。”撒經(jīng)理說道。

深化財(cái)務(wù)分析，向生態(tài)系統(tǒng)要效益

在總結(jié)SAP Concur給企業(yè)帶來價(jià)值的時(shí)候，撒經(jīng)理分享，”靈活和高效是SAP Concur為我們帶來的重要優(yōu)勢。因?yàn)樗梢越鉀Q我們員工在任何地點(diǎn)完成報(bào)銷的工作訴求，將之前的密集費(fèi)用報(bào)銷時(shí)間碎片化。每天幾分鐘可能不覺得占用時(shí)間，但是一個(gè)月下來就能節(jié)省出好幾個(gè)小時(shí)的工作時(shí)間。”

接下來，開德阜正計(jì)劃有針對性地開展財(cái)務(wù)管理的分析與優(yōu)化工作。”我們會(huì)利用SAP Concur得出的分析報(bào)表來更多維度地進(jìn)行分析處理，希望可以與包括酒店和航空公司在內(nèi)的眾多合作伙伴談判合約價(jià)，并借助SAP Concur成熟的差旅與費(fèi)用管理生態(tài)系統(tǒng)，進(jìn)一步提升效率和節(jié)約成本。”

此外，開德阜目前正在調(diào)查東南亞市場企業(yè)報(bào)銷的具體情況，會(huì)依此制定報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)，預(yù)計(jì)未來不久將會(huì)在新加坡、泰國和馬來西亞等分公司實(shí)施SAP Concur。

xiesc