筆者從工作到現(xiàn)在也接觸過(guò)了不少的信息化管理系統(tǒng)。在報(bào)表設(shè)計(jì)上有些系統(tǒng)做的很花哨，但是很多功能卻不使用。而一些實(shí)用的功能卻又沒(méi)有。如用戶要導(dǎo)出成品的物料清單信息，大部分系統(tǒng)導(dǎo)出的格式只能是上面右圖的格式（即無(wú)法對(duì)相同相同的產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)單元格合并），很少系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)上面左圖的設(shè)計(jì)（對(duì)相同的產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)單元格的合并）。以上兩張報(bào)表中，肯定左面這張報(bào)表看起來(lái)更加的直觀。現(xiàn)實(shí)工作中，由于無(wú)法實(shí)現(xiàn)這個(gè)功能，很多用戶不得不先把數(shù)據(jù)導(dǎo)出到Excle表格中，然后再手工的把相同的產(chǎn)品單元格合并起來(lái)。無(wú)疑，這會(huì)增加用戶的工作量。企業(yè)員工不僅會(huì)問(wèn)，為什么系統(tǒng)導(dǎo)出來(lái)不能夠滿足他們的格式呢，還需要手工進(jìn)行轉(zhuǎn)換？

其實(shí)，不僅員工要這么問(wèn)，作為信息化管理的負(fù)責(zé)人CIO，更應(yīng)該這么問(wèn)自己。為什么報(bào)表企業(yè)員工不能夠拿來(lái)直接用呢？為什么要讓用戶先導(dǎo)數(shù)據(jù)再定義格式，多此一舉呢？若CIO能夠這么問(wèn)自己，那么在軟件選型或者軟件部屬的時(shí)候，就能夠多人性化一點(diǎn)，多為員工考慮一點(diǎn)。雖然說(shuō)這個(gè)單元格合并的功能實(shí)現(xiàn)起來(lái)有點(diǎn)障礙。因?yàn)閿?shù)據(jù)庫(kù)是格式化的數(shù)據(jù)，即按上面的右圖格式存儲(chǔ)。而如果對(duì)單元格進(jìn)行合并，就涉及到非格式化的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)。應(yīng)用軟件在格式化數(shù)據(jù)的時(shí)候，比較難以實(shí)現(xiàn)。不過(guò)這并不是不能夠完成的任務(wù)。如筆者用過(guò)水晶報(bào)表等工具，他們就可以很完美的實(shí)現(xiàn)這個(gè)單元格合并的功能。故CIO在軟件選型或者軟件實(shí)施的過(guò)程中，最好能夠纏著對(duì)方實(shí)現(xiàn)這個(gè)功能。因?yàn)檫@個(gè)單元格合并的功能確實(shí)非常的使用。如在如下幾種應(yīng)用中都需要用到這個(gè)單元格合并功能。

一是生產(chǎn)訂單的用料統(tǒng)計(jì)。員工需要分析每個(gè)月份的生產(chǎn)訂單標(biāo)準(zhǔn)用量與實(shí)際消耗原材料的差異。此時(shí)，就需要報(bào)表中實(shí)現(xiàn)單元格合并的功能。即第一列顯示生產(chǎn)訂單號(hào)碼，后面分別顯示所耗用的原材料名稱、標(biāo)準(zhǔn)用量、實(shí)際用量等等。而前面的生產(chǎn)訂單號(hào)碼要實(shí)現(xiàn)合并，相同內(nèi)容的單元格實(shí)現(xiàn)合并。這易于提高報(bào)表的可讀性。

二是成本的統(tǒng)計(jì)。筆者企業(yè)的產(chǎn)品材料成本主要分為兩塊，材料成本與零件成本。用戶希望報(bào)表中能夠?qū)崿F(xiàn)包裝材料成本與零件成本的匯總。即一個(gè)產(chǎn)品，每個(gè)材料的單項(xiàng)成本為多少，然后匯總零件成本與包裝材料成本。此時(shí)零件成本與包裝材料成本就要實(shí)現(xiàn)單元格的合并。讓報(bào)表能夠更加直觀的反映出成本的類別。這就要求報(bào)表能夠?qū)崿F(xiàn)按類別合并的功能。報(bào)表的數(shù)據(jù)主要來(lái)自于數(shù)據(jù)庫(kù)，如果不講究格式的話要實(shí)現(xiàn)這個(gè)功能很簡(jiǎn)單。如可以利用Sum與Group By語(yǔ)句結(jié)合來(lái)實(shí)現(xiàn)。但是如果對(duì)格式也有要求的話，則實(shí)現(xiàn)起來(lái)就有一定的難度。不過(guò)這個(gè)單元格的合并問(wèn)題確實(shí)是一個(gè)非常常見(jiàn)的需求，如果CIO不幫用戶實(shí)現(xiàn)的話，這個(gè)缺陷很可能就成為了一顆老鼠屎，大大降低信息化管理軟件的價(jià)值。

障礙二：頁(yè)簽功能

如上圖，在Excel表格中有一個(gè)很實(shí)用的分頁(yè)簽功能。這個(gè)功能可以把某個(gè)客戶的相關(guān)信息匯集在一起。如筆者企業(yè)的銷售部門員工，就常利用這個(gè)功能來(lái)統(tǒng)計(jì)每個(gè)客戶的接單情況、應(yīng)收帳款余額、出貨金額統(tǒng)計(jì)等等。但是筆者一次在實(shí)施CRM系統(tǒng)的時(shí)候，卻被告知無(wú)法在系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)這個(gè)功能。這對(duì)于筆者來(lái)說(shuō)，無(wú)疑是一個(gè)晴天霹靂。因?yàn)檫@個(gè)把系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)導(dǎo)出到Excle中同時(shí)實(shí)現(xiàn)分頁(yè)簽功能，這是一個(gè)各個(gè)部門員工用的最常見(jiàn)的功能之一。如果不能夠?qū)崿F(xiàn)這個(gè)功能的話，員工是不會(huì)有好眼色給我看的。

那時(shí)候?qū)嵤╊檰?wèn)給我的建議是可以采用折中的方式來(lái)實(shí)現(xiàn)。如在報(bào)表中，采用匯總語(yǔ)句，對(duì)不同的客戶進(jìn)行排序匯總，如此也可以把不同的客戶進(jìn)行分開(kāi)。筆者把這個(gè)建議跟用戶溝通之后，他們并不同意。把不同的客戶放在同張Excle表格中，不利于進(jìn)行統(tǒng)計(jì)與查找。如銷售經(jīng)理需要客戶甲的應(yīng)收帳款余額信息，那銷售員還需要通過(guò)復(fù)制粘貼才行。這會(huì)增加他們的工作量。他們希望系統(tǒng)能夠按他們的要求生成報(bào)表，不僅數(shù)據(jù)要滿足他的要求，基本格式也要能夠符合他們的操作。否則的話，系統(tǒng)地應(yīng)用不但不能夠減少他們的工作量，而且還會(huì)增加他們的工作量。因?yàn)榇藭r(shí)相當(dāng)于他們要做兩份工作，要進(jìn)行數(shù)據(jù)輸入、數(shù)據(jù)導(dǎo)出、再格式轉(zhuǎn)換。這與沒(méi)用系統(tǒng)相比，工作量不減反增了。這也就難怪，員工會(huì)進(jìn)行抱怨。

故CIO不要小看這個(gè)Excle表格分頁(yè)簽的功能。如果你不把它實(shí)現(xiàn)，那么員工不會(huì)買你的帳。這個(gè)功能看起來(lái)比較小，畢竟用戶要的數(shù)據(jù)都在了，只是格式問(wèn)題而已。CIO如果有這個(gè)想法的話，那么他也就脫離了員工。分頁(yè)簽功能如果不能夠?qū)崿F(xiàn)的話，那么它很可能會(huì)成為下一顆老鼠屎，壞了信息化管理系統(tǒng)這一鍋粥。在實(shí)現(xiàn)這個(gè)分頁(yè)簽的功能上，筆者有如下幾個(gè)建議。

一是分頁(yè)簽功能大部分企業(yè)確實(shí)需要。員工如果習(xí)慣了Excel軟件進(jìn)行辦公的話，那么他們對(duì)Excel頁(yè)簽功能的依賴性普遍都比較強(qiáng)。CIO如果試圖讓員工放棄這種操作方式，往往不怎么現(xiàn)實(shí)?；蛘哒f(shuō)，勸說(shuō)員工放棄這種做法的難度可能要比通過(guò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)他的難度更大。筆者以前也試圖說(shuō)服他們或者通過(guò)制度強(qiáng)制推行，但是效果都不好。也許這個(gè)分頁(yè)簽的功能有活力真的很大。如在開(kāi)會(huì)或者日常管理中，這個(gè)分頁(yè)簽的功能確實(shí)可以給用戶帶來(lái)很大的方便。無(wú)論是查詢還是數(shù)據(jù)安全，操作起來(lái)都很方便。

二是分頁(yè)簽功能實(shí)現(xiàn)起來(lái)并不是很難。有些應(yīng)用軟件可能無(wú)法實(shí)現(xiàn)，但是在數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)中本身就提供了類似的處理方式。CIO可以繞過(guò)應(yīng)用系統(tǒng)而直接利用數(shù)據(jù)來(lái)實(shí)現(xiàn)。如在Aceess數(shù)據(jù)庫(kù)中，就可以利用Where語(yǔ)句來(lái)對(duì)客戶進(jìn)行區(qū)別。讓同一個(gè)客戶的信息在一個(gè)窗口的不同頁(yè)簽中顯示。不過(guò)這個(gè)是一個(gè)不得已而采用的措施。最好還是要求對(duì)方能夠在信息化管理軟件的客戶端上實(shí)現(xiàn)這個(gè)需求。即使企業(yè)要為此付出一定的二次開(kāi)發(fā)費(fèi)用，筆者也認(rèn)為是值得的。

三是在選型時(shí)就需要注意這方面功能的考察。有些應(yīng)用軟件，隨身帶有一個(gè)報(bào)表自定義平臺(tái)。CIO可以關(guān)注一下，能否通過(guò)這個(gè)平臺(tái)來(lái)實(shí)現(xiàn)這個(gè)功能。有些軟件的報(bào)表自定義平臺(tái)，只能夠自定義報(bào)表所需要的數(shù)據(jù)。如增加某些字段或者對(duì)記錄進(jìn)行匯總、過(guò)濾等等，但是無(wú)法實(shí)現(xiàn)報(bào)表的分頁(yè)簽功能。所以CIO不要看到報(bào)表自定義平臺(tái)就以為找到了救命稻草，把它當(dāng)作一個(gè)神仙。如有些實(shí)施顧問(wèn)當(dāng)被問(wèn)及能否實(shí)現(xiàn)這個(gè)報(bào)表時(shí)，他們就會(huì)偷換概念。他們會(huì)說(shuō)只要系統(tǒng)中有數(shù)據(jù)就可以產(chǎn)生企業(yè)需要的報(bào)表。這個(gè)說(shuō)法沒(méi)錯(cuò)。但是，對(duì)方在無(wú)形中偷換了概念。為什么這么說(shuō)呢？因?yàn)橹灰到y(tǒng)中存在數(shù)據(jù)并且具有一定的關(guān)聯(lián)，那么要實(shí)現(xiàn)報(bào)表確實(shí)沒(méi)什么困難。但是這個(gè)報(bào)表的格式卻不一定能夠滿足。也就是說(shuō)實(shí)施顧問(wèn)說(shuō)的實(shí)現(xiàn)主要是從數(shù)據(jù)角度來(lái)考慮，而不是從格式方面。筆者以前在軟件選型的時(shí)候，就上過(guò)好幾次當(dāng)。所以CIO在選型時(shí)，若涉及到報(bào)表的功能，無(wú)論是這個(gè)分頁(yè)簽還是上面說(shuō)的單元格合并，最好都能夠讓員工先把需要的報(bào)表格式設(shè)計(jì)好，然后在選型的時(shí)候拿給對(duì)方看。如果光憑口頭的描述，只能夠把所需要的數(shù)據(jù)內(nèi)容說(shuō)清楚，但是很難把格式定義說(shuō)明白。而如果有現(xiàn)實(shí)的報(bào)表格式作依據(jù)，則可以讓實(shí)施顧問(wèn)明白企業(yè)員工在格式上的要求。

wanglin