正是有著這樣巨大的差旅需求，海能達(dá)公司以往的差旅和費(fèi)用管理過(guò)程中也遇到很多的挑戰(zhàn)。

首先是效率的問(wèn)題。原有的差旅和報(bào)銷系統(tǒng)反應(yīng)緩慢，用戶的體驗(yàn)不好；由于不能通過(guò)手機(jī)來(lái)提交和審批，必須用PC基于VPN來(lái)登錄系統(tǒng)，預(yù)訂及單據(jù)報(bào)銷的審批效率不高，同時(shí)也帶來(lái)了預(yù)訂成本的增加。一般來(lái)說(shuō)，在原有的系統(tǒng)下，員工從提交報(bào)銷到完成審核常常要花費(fèi)30天以上的時(shí)間。此外，原有的系統(tǒng)不支持多語(yǔ)言，也在一定程度上對(duì)員工在國(guó)外的差旅報(bào)銷帶來(lái)了影響。

其次是合規(guī)的問(wèn)題。一方面，銷售報(bào)銷的費(fèi)用很高，特別是海外的差旅，但卻無(wú)法證實(shí)費(fèi)用的真實(shí)性。另一方面，差旅申請(qǐng)時(shí)也無(wú)法判斷預(yù)算的使用情況，而且申請(qǐng)與實(shí)際報(bào)銷常常無(wú)法掛鉤。

最后是財(cái)務(wù)分析的問(wèn)題。在原有的體系下，由于沒(méi)有對(duì)供應(yīng)商數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，無(wú)法有效壓縮供應(yīng)商成本，也沒(méi)有針對(duì)不同區(qū)域，不同客戶項(xiàng)目的相應(yīng)費(fèi)用分析。同時(shí)，從整個(gè)集團(tuán)層面看，缺乏總體的費(fèi)用報(bào)表。

王紅艷總結(jié)說(shuō)，“以前，我們的差旅和報(bào)銷效率一直有待提高，審批的流程也比較漫長(zhǎng)。在真實(shí)性和合規(guī)性方面，需要完全靠會(huì)計(jì)人員手工去審核。比如，我們要求員工必須提供刷卡小票來(lái)確保符合業(yè)務(wù)花費(fèi)的真實(shí)性。此外，因?yàn)橹挥幸粋€(gè)報(bào)銷的流程，沒(méi)有和前端的業(yè)務(wù)全部連起來(lái)，所以想要做財(cái)務(wù)分析也是比較費(fèi)勁的?；谶@幾方面的一些挑戰(zhàn)，我們非常需要一款能滿足公司全部需求的差旅費(fèi)用管理系統(tǒng)?！?/p>

選擇SAP Concur，為全球化費(fèi)用管控鋪路

正是因?yàn)槊媾R這樣的挑戰(zhàn)，從2017年初開(kāi)始，海能達(dá)公司下定決心要換一套真正能滿足業(yè)務(wù)需求、與時(shí)俱進(jìn)的差旅和報(bào)銷系統(tǒng)。目前，海能達(dá)公司正在差旅這一塊業(yè)務(wù)上與SAP Concur公司開(kāi)展合作，希望SAP Concur的差旅費(fèi)用管理系統(tǒng)可以切實(shí)幫助海能達(dá)解決一系列問(wèn)題，并同時(shí)支持海能達(dá)全球化的業(yè)務(wù)戰(zhàn)略。

在效率方面，王紅艷舉例說(shuō)，“跟SAP Concur合作之后，可以實(shí)現(xiàn)手機(jī)審批，這不僅滿足今天人們的移動(dòng)辦公需求，更是帶來(lái)了顯著的效率提升?！?/p>

不僅如此，SAP Concur解決方案可支持商務(wù)信用卡交易，差旅數(shù)據(jù)可以自對(duì)導(dǎo)入系統(tǒng)，對(duì)于報(bào)銷、審核，乃至后續(xù)的財(cái)務(wù)分析都帶來(lái)極大的便利。同時(shí)，員工還能實(shí)現(xiàn)自助預(yù)定，從而及時(shí)根據(jù)業(yè)務(wù)的變化來(lái)調(diào)整行程安排。更重要的是，SAP Concur提供了具有20多年實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)、成熟穩(wěn)定的云架構(gòu)系統(tǒng)，可支持多語(yǔ)言，以及多國(guó)稅務(wù)政策要求，可以滿足海能達(dá)進(jìn)行全球費(fèi)用管控的需求。

同時(shí)，基于SAP Concur打造的差旅生態(tài)圈，如Uber、信用卡和在線預(yù)訂系統(tǒng)的對(duì)接，以及差旅報(bào)銷政策的系統(tǒng)嵌入，可以全方位保障報(bào)銷的真實(shí)性和合規(guī)性。而預(yù)算與申請(qǐng)的掛鉤，以及申請(qǐng)與報(bào)銷的關(guān)聯(lián)，都能在系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)，讓企業(yè)在差旅費(fèi)用申請(qǐng)之初就能做到心中有數(shù)。

而在財(cái)務(wù)分析方面，SAP Concur差旅和費(fèi)用管理解決方案更是可幫助企業(yè)打造多維度、可視化的財(cái)務(wù)分析體系，包括集團(tuán)層面報(bào)銷、出差員工地點(diǎn)統(tǒng)計(jì)、員工和部門報(bào)銷排名、出差投入產(chǎn)出分析、合規(guī)性分析、可疑費(fèi)用分析、預(yù)算使用情況分析、供應(yīng)商分析等等，讓財(cái)務(wù)部門真正做到對(duì)差旅花費(fèi)的一目了然。

穩(wěn)步推進(jìn)，實(shí)現(xiàn)差旅自動(dòng)化管理

目前，SAP Concur的差旅和費(fèi)用管理解決方案已成功在海能達(dá)完成部署建設(shè)。在國(guó)內(nèi)差旅的預(yù)定方面，海能達(dá)目前已通過(guò)SAP Concur的生態(tài)系統(tǒng)成功接入攜程平臺(tái)。通過(guò)這一轉(zhuǎn)變，所有員工做出的預(yù)定在完成之后可以將數(shù)據(jù)上傳到SAP Concur的系統(tǒng)內(nèi)進(jìn)行審批，之后在自動(dòng)返回?cái)y程完成出票。

在國(guó)外差旅部分，由SAP Concur提供的差旅管理平臺(tái)目前正在實(shí)施過(guò)程中。此外，由SAP Concur推行的商務(wù)卡，目前已支持與招行等的互聯(lián)互通，因此員工可以使用這些商務(wù)卡進(jìn)行差旅相關(guān)的交易，繼而這些出差申請(qǐng)、審批，再到中間多個(gè)環(huán)節(jié)的預(yù)定，都會(huì)自動(dòng)導(dǎo)入系統(tǒng)，方便公司查看、審核以及進(jìn)行后續(xù)的財(cái)務(wù)分析。

有了可視化的全流程信息，海能達(dá)的財(cái)務(wù)部門也就再也不用擔(dān)心差旅報(bào)銷的合規(guī)性問(wèn)題，同時(shí)還可以基于這些信息做深入的財(cái)務(wù)分析。“以前，我們要去看員工的發(fā)票、刷卡小票、行程是不是對(duì)的，甚至還會(huì)打電話去問(wèn)酒店來(lái)確認(rèn)員工是否有入住、價(jià)錢是不是像員工報(bào)的這樣子，問(wèn)的非常細(xì)?，F(xiàn)在，通過(guò)SAP Concur的解決方案，可以看到所有這些信息拿，包括商務(wù)信用卡傳過(guò)來(lái)的信息，差旅報(bào)銷的真實(shí)性就得到了保證?！蓖跫t艷表示。

當(dāng)然，對(duì)于海能達(dá)來(lái)說(shuō)，解決差旅和費(fèi)用管理的問(wèn)題只是第一步，后續(xù)還需要不斷推進(jìn)差旅和費(fèi)用管理數(shù)字化的進(jìn)程，更好地發(fā)揮SAP Concur差旅生態(tài)圈帶來(lái)的價(jià)值。

“我們看到，SAP Concur已經(jīng)圍繞差旅的各個(gè)環(huán)節(jié)搭建了一個(gè)非常龐大的生態(tài)圈，涉及到各個(gè)環(huán)節(jié)的眾多合作伙伴?？上驳氖?，還能允許我們根據(jù)自身的業(yè)務(wù)需求進(jìn)行選擇，來(lái)逐步推進(jìn)?！蓖跫t艷說(shuō)，在實(shí)施過(guò)程中不斷完善，符合企業(yè)腳踏實(shí)地的風(fēng)格，但有了這樣的生態(tài)圈，也讓企業(yè)對(duì)于差旅和費(fèi)用管理系統(tǒng)的建設(shè)更加充滿信心。“我們會(huì)不斷實(shí)踐，積極邁向更加光明的未來(lái)！”

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