由于員工人數(shù)眾多，經(jīng)營機(jī)構(gòu)分散，運(yùn)用日常傳統(tǒng)手工或單機(jī)操作的辦公模式已顯得落后、繁雜、低效。為了獲得更大的進(jìn)步和發(fā)展，迫切需要利用現(xiàn)代先進(jìn)信息處理技術(shù)，使其各種復(fù)雜繁瑣的日常辦公事務(wù)更為高效、簡潔、合理、有序。
　　

方案描述：
　　計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)分為三個(gè)部分；服務(wù)器/客戶機(jī)、網(wǎng)絡(luò)仿真環(huán)境、應(yīng)用軟件。
　　服務(wù)器/客戶機(jī)：
　?。?）服務(wù)器HP pro服務(wù)器，Windows NT操作系統(tǒng)
　?。?）客戶機(jī)Windows 95操作系統(tǒng)
　　

網(wǎng)絡(luò)/仿真：
　　建立以太網(wǎng)絡(luò)，以及網(wǎng)絡(luò)仿真環(huán)境，將企業(yè)的行政結(jié)構(gòu)映射到網(wǎng)絡(luò)上
　　

應(yīng)用軟件：
　　Lotus Notes，開思/OA（標(biāo)準(zhǔn)版）
　　系統(tǒng)主要模塊功能簡介：
　　

一、發(fā)文管理

　　
　　本模塊可用于企業(yè)的內(nèi)部發(fā)文（如公司向各部門及下屬單位發(fā)通知、通告通報(bào)，也可發(fā)往具體的部門或個(gè)人，企業(yè)的規(guī)章制度也可形成內(nèi)部發(fā)文），也可用于企業(yè)對(duì)外的發(fā)文（如企業(yè)對(duì)上級(jí)主管部門的請(qǐng)示、報(bào)告、對(duì)平級(jí)單位的通知、通告等、對(duì)下級(jí)單位的指示、批復(fù)等）
　　

二、收文管理
　　首先是接收外部（上級(jí)單位、客戶單位、下級(jí)單位等）來的文件、傳真、資料等，登記后可安排領(lǐng)導(dǎo)或有關(guān)人員傳閱（順序或同時(shí)），一般情況下，不能也沒有必要修改來文內(nèi)容，但可以做批示或圈閱。

三、會(huì)議管理

　　
　　1、會(huì)議室管理
　?。?）會(huì)議室登記：包括會(huì)議室大小、設(shè)備、服務(wù)人員等詳細(xì)情況，具體登記項(xiàng)可由客戶提供；
　?。?）可設(shè)協(xié)調(diào)員角色來調(diào)度會(huì)議室使用，各部門申請(qǐng)的會(huì)議室只有經(jīng)協(xié)調(diào)員確認(rèn)后才可使用。也通過簡單設(shè)置，使會(huì)議室的申請(qǐng)可通過網(wǎng)絡(luò)自動(dòng)完成；
　?。?）用戶可隨時(shí)查詢到在某段時(shí)間內(nèi)空閑的會(huì)議室；
　　2、會(huì)議計(jì)劃、準(zhǔn)備
　?。?）企業(yè)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或部門需要召集會(huì)議，向辦公室發(fā)出通知。辦公室安排會(huì)議計(jì)劃人制定會(huì)議計(jì)劃，包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、名稱、參加人員等?；卷?xiàng)確定后，向與會(huì)人員發(fā)出正式會(huì)議通知，可以書面通知，也可用電子郵件通知，并可選擇是否需要回執(zhí)。系統(tǒng)還將提供具體的計(jì)劃安排及準(zhǔn)備情況向企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)的功能；
　　（2）會(huì)議通知在會(huì)議計(jì)劃、準(zhǔn)備時(shí)向所有與會(huì)者發(fā)出，而公開的會(huì)議將同時(shí)在公告欄上公布。涉及全單位的會(huì)議將在"下周工作安排表"中顯示；
　　3、會(huì)議情況記錄
　　對(duì)會(huì)議召開情況做全面的記錄，包括常規(guī)登記項(xiàng)和詳細(xì)內(nèi)容?？梢杂涗浿斜匾恼掌⒄Z音（如與會(huì)者發(fā)言）等多媒體信息；
　　4、會(huì)議紀(jì)要
　　會(huì)議紀(jì)要是由會(huì)議記錄的內(nèi)容自動(dòng)生成的一個(gè)套紅頭的文檔，可進(jìn)行再編輯；會(huì)議結(jié)果可轉(zhuǎn)發(fā)文，或傳達(dá)。會(huì)議紀(jì)要最后應(yīng)歸檔；
　　5、發(fā)文管理中的歸檔
　　6、會(huì)議查詢
　　對(duì)會(huì)議記錄可作公開查詢，需保密的可根據(jù)需要設(shè)置權(quán)限，如密級(jí)查詢和限制查詢。
　　

四、車輛安排
　?。?）由企業(yè)有關(guān)部門將企業(yè)各種車輛的基本項(xiàng)逐一登記、管理和查詢，登記項(xiàng)包括車輛種類、噸位、牌照等詳細(xì)情況（具體登記項(xiàng)由客戶需求而定）；
　?。?）需要用車時(shí)，按前述方式查尋空閑車輛，同時(shí)產(chǎn)生用車申請(qǐng)單，發(fā)給（車輛調(diào)度人）批準(zhǔn)；
　　

五、檔案管理
　?。?）系統(tǒng)歸檔：由系統(tǒng)內(nèi)各模塊產(chǎn)生的需要?dú)w檔的文件、資料等，可由各模塊操作時(shí)確定。按下歸檔按鈕后，轉(zhuǎn)入本模塊視圖中待歸檔。
　　（2）辦公室（檔案管理人）將各方面?zhèn)鱽淼拇龤w檔文件，制作"著錄卡"后，形成預(yù)立卷，供用戶查詢。
　?。?）由檔案管理部門定時(shí)對(duì)所有預(yù)立卷進(jìn)行調(diào)整、編號(hào)后正式組卷。組卷后的檔案可供查詢。
　　（4）查詢方式：根據(jù)著錄卡的內(nèi)容進(jìn)行模糊查詢。
　　（5）獨(dú)立歸檔：對(duì)本軟件系統(tǒng)內(nèi)產(chǎn)生的檔案，由各部門直接上交辦公室歸檔，如各種領(lǐng)導(dǎo)題、禮品、紀(jì)念品等。歸檔登記、查詢方式等與系統(tǒng)歸檔相同。
　　

六、活動(dòng)安排
　　公務(wù)接待管理
　　為企業(yè)提供日常公務(wù)接待方案的建立、模板保存、方案查詢等。由相關(guān)部門制作方案后，通知方案中涉及的接待、陪同人員等。重要的公務(wù)接待活動(dòng)可在公告欄上發(fā)布。
　　接待方案從起草到確定，有一個(gè)協(xié)調(diào)報(bào)批流程，類似發(fā)文管理流程。成功的接待方案可以存為模板：包括參與接待的人員安排，具體安排的接待活動(dòng)事項(xiàng)，具體的接待費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)等，另外還根據(jù)方案模板的具體（多次）使用情況，附有總結(jié)及被接待人員的反響等。專管接待安排的人可將已確定的接待方案的詳細(xì)細(xì)節(jié)用郵件自動(dòng)通知參與接待的人員。
　　

七、個(gè)人辦公
　　（1）電子郵件：提供Lotus Notes的電子郵件功能在網(wǎng)絡(luò)上收發(fā)信息，可與E-mail相連，個(gè)人郵件收發(fā)不受限制；
　?。?）文字處理：提供個(gè)人處理、編輯文字稿件的工具，包括各類文件、申請(qǐng)、通知等應(yīng)用文的起草和編輯。設(shè)私人文件夾，內(nèi)存各類常用的公文、報(bào)表格式，可隨時(shí)、多次調(diào)用，并可將其向有關(guān)部門或個(gè)人發(fā)送；
　　（3）通訊錄：私人或公共通訊錄的登記、查詢（模糊查詢和全文檢索方式）
　?。?）名片管理：私人或公共通訊錄的登記、查詢（模糊查詢和全文檢索方式），可挑選打印制作標(biāo)準(zhǔn)郵件封貼和列表；
　?。?）檔案檢索：可檢索系統(tǒng)所存檔案的目錄，若要查詢檔案內(nèi)容，可填寫一張由系統(tǒng)產(chǎn)生的檔案借閱單，系統(tǒng)將其以郵件形式發(fā)送至檔案管理員，經(jīng)批準(zhǔn)后可直接查看檔案；
　　（6）個(gè)人日程安排：可記錄個(gè)人的日程安排，有自動(dòng)提示功能?？晒┢渌嗽诰W(wǎng)絡(luò)上查詢空閑時(shí)間。
　　

八、電子郵件
　　提供Lotus Notes的電子郵件系統(tǒng)。
　　

九、信息采編
　　企業(yè)內(nèi)參：可直接從Internet中下載所感興趣的信息，或本軟件系統(tǒng)內(nèi)產(chǎn)生的文件資料，或其他來源的信息（如各部門歸來的資料、材料，企業(yè)員工的投稿等，由信息中心進(jìn)行編輯、整理，歸類后編出信息目錄，可打印成紙面發(fā)放，也可將其編成電子刊物，供網(wǎng)上瀏覽。
　　

十、焦點(diǎn)論談
　　一個(gè)網(wǎng)上的BBS，用戶可以用來進(jìn)行熱點(diǎn)討論、經(jīng)驗(yàn)交流。用戶在填寫了個(gè)人興趣簡要表后，系統(tǒng)自動(dòng)將焦點(diǎn)論談中出現(xiàn)的用戶關(guān)心的話題告知用戶；提供全文檢索工具，用戶可主動(dòng)、方便地找到所感興趣的信息。系統(tǒng)實(shí)施經(jīng)驗(yàn)：
　　在整個(gè)系統(tǒng)的實(shí)施過程中，有兩點(diǎn)非常重要：首先是領(lǐng)導(dǎo)的重視，醒目的推進(jìn)過程要有企業(yè)內(nèi)一把手的支持和參與。辦公系統(tǒng)中的核心和公文檔案管理，在公文的流轉(zhuǎn)過程中，領(lǐng)導(dǎo)是重要的一環(huán)，在上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的親自使用和督促，使大家能更快的下決心將辦公的處理流程轉(zhuǎn)移到網(wǎng)絡(luò)上。其次是廣泛深入的培訓(xùn)，要使大家都能掌握基本的操作要領(lǐng)。根據(jù)金蝶上海研發(fā)中心提供的演示流程，輸入自己的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，并制作成操作范例放在網(wǎng)絡(luò)上，供大家參考，并請(qǐng)金蝶上海研發(fā)中心做個(gè)幾次大規(guī)模的培訓(xùn)，系統(tǒng)管理員參加了Lotus的LEAC培訓(xùn)后，有的到金蝶上海研發(fā)中心，接受了有關(guān)OA系統(tǒng)維護(hù)、設(shè)置的培訓(xùn)，使自身維護(hù)的能力得到了進(jìn)一步加強(qiáng)。

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