1. 越來(lái)越快和越來(lái)越廣的數(shù)據(jù)搜集

許多公司過(guò)去經(jīng)常當(dāng)數(shù)據(jù)搜集顯得耗時(shí)很長(zhǎng)和昂貴的時(shí)候?yàn)樽约恨q護(hù)說(shuō)這是“不當(dāng)負(fù)擔(dān)”。法官通常會(huì)詢問(wèn)這些搜索成本是否和事件有關(guān)。比例性的原則仍然很重要，但是法官現(xiàn)在關(guān)注的是不當(dāng)負(fù)擔(dān)背后的原因。如果原因是數(shù)據(jù)存儲(chǔ)管理不當(dāng)，那么法官通常會(huì)駁回當(dāng)事人的請(qǐng)求并要求當(dāng)事人承擔(dān)這個(gè)成本。

現(xiàn)在是IT部門的責(zé)任了。IT部門必須構(gòu)建一個(gè)管理良好的存儲(chǔ)架構(gòu)以便優(yōu)化任何電子發(fā)現(xiàn)搜集軟件。理想情況下，IT部門必須能夠主動(dòng)簡(jiǎn)化復(fù)雜的存儲(chǔ)，因?yàn)楣芾砹己玫拇鎯?chǔ)除了對(duì)電子發(fā)現(xiàn)有好處以外還有很多其他好處。這是一個(gè)長(zhǎng)期的責(zé)任，但是IT部門可以從部署電子郵件歸檔產(chǎn)品開(kāi)始，然后開(kāi)始解決數(shù)據(jù)搜集問(wèn)題的長(zhǎng)征。

2. 雙重功能的電子發(fā)現(xiàn)產(chǎn)品

一個(gè)令人鼓舞的趨勢(shì)就是許多電子發(fā)現(xiàn)搜集產(chǎn)品現(xiàn)在有雙重功能。這些產(chǎn)品現(xiàn)在既可以用于電子發(fā)現(xiàn)，也可以用于數(shù)據(jù)管理操作。例子包括來(lái)自存儲(chǔ)廠商的擁有電子發(fā)現(xiàn)功能的電子郵件歸檔產(chǎn)品，或來(lái)自電子發(fā)現(xiàn)廠商的政策推動(dòng)型數(shù)據(jù)保留引擎。這兩種方式都鼓勵(lì)I(lǐng)T人員使用同樣的產(chǎn)品來(lái)支持電子發(fā)現(xiàn)和改善存儲(chǔ)管理。當(dāng)經(jīng)費(fèi)是來(lái)自IT預(yù)算的時(shí)候，這尤其是一個(gè)值得討論的話題。即使經(jīng)費(fèi)是來(lái)自幾個(gè)不同的預(yù)算，雙重功能的產(chǎn)品仍然可以提高IT人員的時(shí)間投資價(jià)值。

3. 真正開(kāi)始執(zhí)行的時(shí)候

現(xiàn)在我們已經(jīng)分析出了IT部門的電子發(fā)現(xiàn)推動(dòng)因素，那么IT部門看到的最大影響是什么？目前最大的電子發(fā)現(xiàn)目標(biāo)是電子郵件。不幸的是，對(duì)于許多公司來(lái)說(shuō)，它們的電子郵件“歸檔”程度實(shí)際上是備份磁帶，后者可以讓電子郵件搜集流程變得非常困難和耗時(shí)。讓我們來(lái)看看這是為什么以及IT部門的替代選擇方式有哪些。

電子郵件可能是在線存儲(chǔ)、可能存儲(chǔ)在電子郵件歸檔里面或備份磁帶里面。主存儲(chǔ)上的活躍郵件可以成為電子郵件目標(biāo)，尤其是當(dāng)法務(wù)人員馬上意識(shí)到可能需要面對(duì)法律訴訟的時(shí)候，比如說(shuō)工傷事件。在這種情況下，法務(wù)部門應(yīng)該馬上發(fā)送一個(gè)數(shù)據(jù)保留命令以保留與這次事件相關(guān)的信息。但是大多數(shù)法律訴訟的發(fā)生時(shí)間是在事件發(fā)生后的一年到五年內(nèi)——有時(shí)還更長(zhǎng)——這意味著已備份的或已歸檔的電子郵件會(huì)成為電子發(fā)現(xiàn)目標(biāo)。電子郵件經(jīng)常被存儲(chǔ)在長(zhǎng)期磁帶備份中，這不利于電子發(fā)現(xiàn)。下面是通常的流程：

第1步：IT部門收到來(lái)自法務(wù)部門的數(shù)據(jù)保留請(qǐng)求。法務(wù)部門已經(jīng)給數(shù)據(jù)保管員發(fā)去郵件，要求保留相關(guān)臺(tái)式機(jī)和筆記本上的信息，而IT部門則負(fù)責(zé)在公司備份上給電子郵件定位。

第2步：從多個(gè)不同的備份應(yīng)用程序中找到備份目錄。

第3步：搜索每個(gè)備份目錄，尋找潛在的可能響應(yīng)的磁帶。
第4步：給負(fù)責(zé)相關(guān)磁帶的離站管理員發(fā)出請(qǐng)求，或者你自己找去。

第5步：收到并放好磁帶。

第6步：使用多個(gè)備份應(yīng)用程序來(lái)恢復(fù)數(shù)據(jù)。配置更多的存儲(chǔ)。

第7步：在數(shù)據(jù)范圍內(nèi)搜索元數(shù)據(jù)。將響應(yīng)的數(shù)據(jù)復(fù)制到在線目錄或便攜式存儲(chǔ)媒介上。

第8步：記錄下整個(gè)數(shù)據(jù)保留流程。發(fā)誓不再做第二次。當(dāng)然，你也知道自己不會(huì)那么幸運(yùn)。

顯然，應(yīng)該有更好的方法。一些人可能會(huì)簡(jiǎn)單地建議在主存儲(chǔ)和二級(jí)存儲(chǔ)上的大規(guī)模電子郵件刪除，不過(guò)這需要法務(wù)部門完全了解所有數(shù)據(jù)保留需求。要記住，法律訴訟還沒(méi)正式開(kāi)始，法務(wù)部門只需要合理地預(yù)計(jì)可能會(huì)發(fā)生一次法律訴訟。例如，如果一位女性員工在向人力資源部門抱怨說(shuō)遭到性騷擾后離職，法務(wù)部門應(yīng)該馬上要求保留相關(guān)電子郵件。事實(shí)是，IT部門的90天立即刪除政策不會(huì)給法庭帶來(lái)任何感觸。

最好的電子發(fā)現(xiàn)電子郵件保留方法就是使用電子郵件歸檔產(chǎn)品。這些產(chǎn)品是可以立即搜索的，而且可以應(yīng)用自動(dòng)的數(shù)據(jù)遷移政策和合規(guī)數(shù)據(jù)刪除政策。下面是兩個(gè)例子。

情境1：使用備份磁帶后糟糕的電子發(fā)現(xiàn)結(jié)果

該公司雖然還沒(méi)有被電子發(fā)現(xiàn)所困擾，但是馬上就碰上了。法務(wù)部門遇到突如其來(lái)的沒(méi)有預(yù)料到的法律訴訟，發(fā)出了數(shù)據(jù)保留要求，需要在和辯方律師舉行會(huì)議之前搜集到相關(guān)電子郵件以進(jìn)行分析。數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在離站地點(diǎn)的備份磁帶上。但是IT人員有麻煩了。他們必須檢查備份目錄來(lái)尋找當(dāng)時(shí)使用的是什么備份應(yīng)用程序，而這個(gè)備份應(yīng)用程序現(xiàn)在可能已經(jīng)不再使用了。他們必須找到備份應(yīng)用程序的更老版本以便能夠恢復(fù)數(shù)據(jù)。比如說(shuō)，原始備份是在GroupWise進(jìn)行的，而現(xiàn)在公司使用的是Exchange。法務(wù)部門可以撥錢讓外部的數(shù)據(jù)搜集咨詢專家來(lái)處理磁帶，但是IT人員現(xiàn)在懷疑相關(guān)磁帶已經(jīng)被重寫(xiě)了。接著就是對(duì)公司不利的判決。

情境2：通過(guò)管理良好的存儲(chǔ)架構(gòu)來(lái)搜集電子郵件

兩年前，因?yàn)镮T部門找不到存儲(chǔ)相關(guān)電子郵件數(shù)據(jù)的三年前的磁帶備份，這家公司敗訴。在經(jīng)歷了這次事件之后，IT部門購(gòu)買了一套電子郵件歸檔系統(tǒng)。Exchange管理員現(xiàn)在將活躍信息在Exchange服務(wù)器上保留90天。這些信息被備份到一個(gè)VTL（虛擬磁帶庫(kù)），然后在90天后，它們被復(fù)制到物理磁帶上進(jìn)行離站存儲(chǔ)。當(dāng)一條信息被備份的時(shí)候，一個(gè)歸檔副本被發(fā)送到一個(gè)Exchange歸檔上，后者會(huì)檢查是否有重復(fù)數(shù)據(jù)。當(dāng)IT部門收到法務(wù)人員的數(shù)據(jù)搜集要求后，他們可以方便地將數(shù)據(jù)搜集軟件導(dǎo)向搜尋電子郵件歸檔。在系統(tǒng)上設(shè)置法務(wù)人員賬號(hào)是一個(gè)簡(jiǎn)單的事情，因?yàn)檫@個(gè)歸檔就是一個(gè)管理良好的存儲(chǔ)目標(biāo)，同時(shí)它還有集中式的智能歸檔管理政策。隨著更多的數(shù)據(jù)被歸檔，這個(gè)系統(tǒng)對(duì)電子發(fā)現(xiàn)、合規(guī)、公司治理和數(shù)據(jù)保留管理的價(jià)值越大。

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