1. 越來越快和越來越廣的數(shù)據(jù)搜集
許多公司過去經常當數(shù)據(jù)搜集顯得耗時很長和昂貴的時候為自己辯護說這是“不當負擔”。法官通常會詢問這些搜索成本是否和事件有關。比例性的原則仍然很重要，但是法官現(xiàn)在關注的是不當負擔背后的原因。如果原因是數(shù)據(jù)存儲管理不當，那么法官通常會駁回當事人的請求并要求當事人承擔這個成本。
現(xiàn)在是IT部門的責任了。IT部門必須構建一個管理良好的存儲架構以便優(yōu)化任何電子發(fā)現(xiàn)搜集軟件。理想情況下，IT部門必須能夠主動簡化復雜的存儲，因為管理良好的存儲除了對電子發(fā)現(xiàn)有好處以外還有很多其他好處。這是一個長期的責任，但是IT部門可以從部署電子郵件歸檔產品開始，然后開始解決數(shù)據(jù)搜集問題的長征。
2. 雙重功能的電子發(fā)現(xiàn)產品
一個令人鼓舞的趨勢就是許多電子發(fā)現(xiàn)搜集產品現(xiàn)在有雙重功能。這些產品現(xiàn)在既可以用于電子發(fā)現(xiàn)，也可以用于數(shù)據(jù)管理操作。例子包括來自存儲廠商的擁有電子發(fā)現(xiàn)功能的電子郵件歸檔產品，或來自電子發(fā)現(xiàn)廠商的政策推動型數(shù)據(jù)保留引擎。這兩種方式都鼓勵IT人員使用同樣的產品來支持電子發(fā)現(xiàn)和改善存儲管理。當經費是來自IT預算的時候，這尤其是一個值得討論的話題。即使經費是來自幾個不同的預算，雙重功能的產品仍然可以提高IT人員的時間投資價值。
3. 真正開始執(zhí)行的時候
現(xiàn)在我們已經分析出了IT部門的電子發(fā)現(xiàn)推動因素，那么IT部門看到的最大影響是什么？目前最大的電子發(fā)現(xiàn)目標是電子郵件。不幸的是，對于許多公司來說，它們的電子郵件“歸檔”程度實際上是備份磁帶，后者可以讓電子郵件搜集流程變得非常困難和耗時。讓我們來看看這是為什么以及IT部門的替代選擇方式有哪些。
電子郵件可能是在線存儲、可能存儲在電子郵件歸檔里面或備份磁帶里面。主存儲上的活躍郵件可以成為電子郵件目標，尤其是當法務人員馬上意識到可能需要面對法律訴訟的時候，比如說工傷事件。在這種情況下，法務部門應該馬上發(fā)送一個數(shù)據(jù)保留命令以保留與這次事件相關的信息。但是大多數(shù)法律訴訟的發(fā)生時間是在事件發(fā)生后的一年到五年內——有時還更長——這意味著已備份的或已歸檔的電子郵件會成為電子發(fā)現(xiàn)目標。電子郵件經常被存儲在長期磁帶備份中，這不利于電子發(fā)現(xiàn)。下面是通常的流程：
第1步：IT部門收到來自法務部門的數(shù)據(jù)保留請求。法務部門已經給數(shù)據(jù)保管員發(fā)去郵件，要求保留相關臺式機和筆記本上的信息，而IT部門則負責在公司備份上給電子郵件定位。
第2步：從多個不同的備份應用程序中找到備份目錄。
第3步：搜索每個備份目錄，尋找潛在的可能響應的磁帶。
第4步：給負責相關磁帶的離站管理員發(fā)出請求，或者你自己找去。
第5步：收到并放好磁帶。
第6步：使用多個備份應用程序來恢復數(shù)據(jù)。配置更多的存儲。
第7步：在數(shù)據(jù)范圍內搜索元數(shù)據(jù)。將響應的數(shù)據(jù)復制到在線目錄或便攜式存儲媒介上。
第8步：記錄下整個數(shù)據(jù)保留流程。發(fā)誓不再做第二次。當然，你也知道自己不會那么幸運。
顯然，應該有更好的方法。一些人可能會簡單地建議在主存儲和二級存儲上的大規(guī)模電子郵件刪除，不過這需要法務部門完全了解所有數(shù)據(jù)保留需求。要記住，法律訴訟還沒正式開始，法務部門只需要合理地預計可能會發(fā)生一次法律訴訟。例如，如果一位女性員工在向人力資源部門抱怨說遭到性騷擾后離職，法務部門應該馬上要求保留相關電子郵件。事實是，IT部門的90天立即刪除政策不會給法庭帶來任何感觸。
最好的電子發(fā)現(xiàn)電子郵件保留方法就是使用電子郵件歸檔產品。這些產品是可以立即搜索的，而且可以應用自動的數(shù)據(jù)遷移政策和合規(guī)數(shù)據(jù)刪除政策。下面是兩個例子。
情境1：使用備份磁帶后糟糕的電子發(fā)現(xiàn)結果
該公司雖然還沒有被電子發(fā)現(xiàn)所困擾，但是馬上就碰上了。法務部門遇到突如其來的沒有預料到的法律訴訟，發(fā)出了數(shù)據(jù)保留要求，需要在和辯方律師舉行會議之前搜集到相關電子郵件以進行分析。數(shù)據(jù)存儲在離站地點的備份磁帶上。但是IT人員有麻煩了。他們必須檢查備份目錄來尋找當時使用的是什么備份應用程序，而這個備份應用程序現(xiàn)在可能已經不再使用了。他們必須找到備份應用程序的更老版本以便能夠恢復數(shù)據(jù)。比如說，原始備份是在GroupWise進行的，而現(xiàn)在公司使用的是Exchange。法務部門可以撥錢讓外部的數(shù)據(jù)搜集咨詢專家來處理磁帶，但是IT人員現(xiàn)在懷疑相關磁帶已經被重寫了。接著就是對公司不利的判決。
情境2：通過管理良好的存儲架構來搜集電子郵件
兩年前，因為IT部門找不到存儲相關電子郵件數(shù)據(jù)的三年前的磁帶備份，這家公司敗訴。在經歷了這次事件之后，IT部門購買了一套電子郵件歸檔系統(tǒng)。Exchange管理員現(xiàn)在將活躍信息在Exchange服務器上保留90天。這些信息被備份到一個VTL（虛擬磁帶庫），然后在90天后，它們被復制到物理磁帶上進行離站存儲。當一條信息被備份的時候，一個歸檔副本被發(fā)送到一個Exchange歸檔上，后者會檢查是否有重復數(shù)據(jù)。當IT部門收到法務人員的數(shù)據(jù)搜集要求后，他們可以方便地將數(shù)據(jù)搜集軟件導向搜尋電子郵件歸檔。在系統(tǒng)上設置法務人員賬號是一個簡單的事情，因為這個歸檔就是一個管理良好的存儲目標，同時它還有集中式的智能歸檔管理政策。隨著更多的數(shù)據(jù)被歸檔，這個系統(tǒng)對電子發(fā)現(xiàn)、合規(guī)、公司治理和數(shù)據(jù)保留管理的價值越大。
