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RFI可包括上千條評估項。如果組織不當，就會為軟件供應商帶來很多不便——如果行項目描述不清，就可能誤導軟件供應商。如果到了截止日期軟件供應商還沒有回復，企業(yè)就不得不延長期限和推遲決定(這種事情常常發(fā)生)。正如我們前面提到的一樣，這個步驟可耗費大量時間，并有可能導致排除了一些本來有希望入選的軟件供應商。

但是，對于那些已填寫了標準RFI并在TEC知識庫中有記錄的軟件供應商來說，事情就簡單多了。在最終用戶給軟件供應商發(fā)RFI前，可把供應商的答復先導入到RFI中。軟件供應商只需快速地校驗現(xiàn)有的答復，并就最終用戶添加的新功能評估項做出答復。這不僅縮短了獲得軟件供應商答復的時間，還簡化了整個選型流程。RFI使用行業(yè)標準的定義和格式;并支持優(yōu)先級設置、軟件供應商回復和附件等功能。您還可輕松地把RFI導入決策支持工具，以作進一步處理。

在本步驟結束時，您應該已收集了20到30份包含軟件供應商答復的RFI，并準備進入對比和評估階段。

步驟3----評估軟件供應商答復，創(chuàng)建您的個性化候選清單

當您收集了軟件供應商的RFI答復后，您的下一個任務就是評估這些軟件解決方案，并把符合您要求的軟件供應商范圍縮小到2至3家。在這個階段，使用傳統(tǒng)的電子表格的工作量將是十分驚人的。因為這30家軟件供應商都回復了近4000條評估項，而您需要逐條對比每條評估項的答復。要想在合理的時間內準確地完成對所有這些數(shù)據(jù)的操作幾乎是不可能的。同時，我們又必須生成一個候選清單，因為我們只可能和有限數(shù)量的軟件供應商就最后的條件和合同等進行談判。對于大多數(shù)選型項目來說，可進入最終談判和篩選階段的軟件供應商的數(shù)目不超過3個。

我們可把軟件供應商的RFI答復導入到決策支持工具和進行并行評估，以確定最符合優(yōu)先需求的2至3家軟件供應商，并生成候選清單。我們可針對RFI的任意層次來完成這些評估。還可根據(jù)需要，調整優(yōu)先級順序以及運行和重新評估假設情景分析。

運用TEC的加權平均綜合指數(shù)(WACI)，我們可以快捷而準確地獲得最終評估結果。這個綜合指數(shù)可用于衡量產品功能與客戶要求和側重點的匹配度。它還可避免單獨使用加權平均算法的弊病。由于加權平均算法易忽略產品性能差異，這常常導致用戶選擇與其需求不完全匹配的產品。